Gestionnaires d'un contrat de recherche - infos Covid19 - COMUE Université Bourgogne Franche-Comté

Gestionnaires d’un contrat de recherche – infos Covid19

Si vous n’avez pas accès à Cocktail pour des raisons techniques et en cas de commande urgente nécessaire à l’activité immédiate du laboratoire dont l’activité a été maintenue, vous pouvez envoyer vos demandes d’engagements juridiques en mentionnant la nature de la dépense (fonctionnement ou investissement), le code projet, le code nacre et l’imputation comptable (exemple : type UBFC/907/UB18010.MUB.IS (BIOCAIR – DENAT)/UB18010.GE.CGFL) à l’adresse finances@ubfc.fr.

Pour les équipes financières qui continuent d’exercer physiquement dans leur unité de recherche habituelle ou les gestionnaires qui ont accès à l’outil de Cocktail, les procédures de commandes restent inchangées.

Les ouvertures de crédits pour les projets de recherche sont toujours assurées par nos chargés de gestion financière : Victor Amand (ANR, H2020, Région, FEDER) et Elodie Miguel (ISITE-BFC)

Application des procédures habituelles :

  • Envoyer systématiquement les devis signés par le porteur du projet au moment de la création de votre engagement juridique.
  • Envoyer toutes vos demandes à l’adresse générique du service financier d’UBFC : finances@ubfc.fr en rappelant impérativement dans l’objet du mail : le code convention du projet et/ou ligne budgétaire assimilée (exemple : UBFC/907/UB18010.MUB.IS (BIOCAIR – NOM)/UB18010.GE.CGFL) afin d’améliorer le traitement et le suivi de la demande.

Afin d’anticiper et d’être prêt à la reprise d’activité, vous êtes prié.e.s de bien vouloir nous transmettre dès à présent, et dans la mesure du possible, vos bons de commande et vos ordres de mission pour la saisie, la validation Cocktail, et/ou la mise en signature.

Vous pouvez aussi transmettre vos demandes de remboursement de frais de mission en envoyant à finances@ubfc.fr les pièces justificatives au format numérique. Il conviendra toutefois de nous adresser par la suite les pièces originales en format papier.

  • À réception du bon de commande signé, vous pourrez alors le transmettre au fournisseur dès lors que la période de confinement sera terminée et convenir avec lui d’une date de livraison.
  • Penser à transmettre régulièrement à finances@ubfc.fr, les bons de livraison, dès que vous constatez le service fait, ou le cas échéant, un mail d’information attestant de la livraison conforme

Dans le cas des dépenses d’investissement, veuillez transmettre également le PV de réception du matériel (canevas à télécharger ici).

Les modalités de prise en charge des demandes de paiement par l’agence comptable d’UBFC évoluent en fonction des instructions reçues par la DGFIP.

Les dépenses (bourses, gratifications de bourses, factures et missions) continuent d’être traitées par l’agence comptable, avec cependant un rythme de transmission des fichiers de paiement limité à 1 envoi hebdomadaire.

Pour les commandes qui peuvent être acheminées en période de confinement, les livraisons doivent être assurées dans vos établissements et non à votre domicile. Vous devez aussi vous assurer que la marchandise pourra être réceptionnée par une personne habilitée à le faire et conserver le bon de livraison pour transmission à UBFC. La commande de denrées périssables est proscrite pour garantir leurs conditions de conservation et leur qualité.

Toutes les dépenses de fonctionnement et d’investissement des projets (service fait certifié) doivent être exécutées :

  • avant le 31/12/2020 pour les projets lauréats AAP1 et 2
  • avant le 31/12/2022 pour les projets lauréats de l’AAP3

Le recrutement de contractuels de recherche (doctorants, postdoctorants, ingénieurs, techniciens) prévu sur financements ANR, FEDER, H2020, ISITE-BFC reprendra dès le 1er mai 2020 pour les missions réalisables en mode télétravail.

Les procédures de recrutement restent inchangées :www.ubfc.fr/procedures-de-recrutement
Contacts : recrutement-projet@ubfc.fr (ANR-H2020-FEDER) et isite@ubfc.fr (recrutements ISITE)

ATTENTION : Recrutements ISITE
Si vous devez embaucher des post-doc, ingénieurs de recherche, assistants ingénieur ou techniciens il est possible de le faire dans les conditions suivantes :
 

Appel à projets ISITE-BFC

Poste

Date de fin de contrat maximale

Date maximale de signature des contrats et avenant(s)

AAP1 et 2

PostDoc

30 juin 2022

30 juin 2021

Autre

31 décembre 2021

31 décembre 2020

AAP3

Doctorant

30 juin 2024

30 juin 2021

PostDoc

30 juin 2022

30 juin 2021

Autre

31 décembre 2021

31 décembre 2020

Au titre de l’année universitaire 2019-2020, la signature de nouvelles conventions de stages impliquant UBFC est étudiée au cas par cas.
Tous les stages sont suspendus, sauf :

  • les stages effectués intégralement en télétravail (qu’ils soient déjà en cours ou à venir)
  • les stages à l’étranger déjà commencés, puisque ces stages n’impliquent pas de nouvelle mobilité ; cela, sous réserve bien entendu de la politique de lutte contre l’épidémie mise au point par les autorités locales et de l’attitude de l’organisme d’accueil.

C’est naturellement au directeur de laboratoire et/ou au responsable du stage de déterminer avec l’étudiant la faisabilité de la mise en œuvre du stage en lien avec les équipes de direction des composantes dont le stagiaire est originaire.

Cet aménagement doit faire l’objet d’un avenant ou annexe indiquant :

  • les modalités de contrôle, d’organisation de réunion et autres points de contacts nécessairement réguliers (sinon tous les jours au moins plusieurs fois par semaine) ;
  • les supports des échanges (visio, téléphone, mail…) ;
  • plus généralement la nouvelle organisation du stage (temps de présence, horaires, aménagement des horaires…) ;
  • les moyens mis à disposition du stagiaire ;
  • les livrables demandés au stagiaire ;
  • et, plus généralement, tout élément utile pour permettre l’organisation du stage dans ces conditions.

L’avenant (pdf ou email) doit être transmis à :

A la fin de la période de confinement, l’avenant devra être transmis à la même adresse pour régularisation.

Afin que les stagiaires puissent recevoir leur gratification, il est demandé de fournir à finances@ubfc.fr :

  • l’attestation mensuelle de présence à la fin de chaque mois à terme échu.
  • si ce n’est déjà fait, l’avenant à la convention de stage ou la copie de l’email qui formalise l’accord de réalisation du stage à distance entre les établissements concernés et le stagiaire (documents qui sont demandés par l’agence comptable d’UBFC).
Suivi administratif et juridique des contrats de recherche
Les services Recherche et Affaires juridiques d’UBFC restent pleinement mobilisés pour assurer une continuité administrative sur les contrats de recherche en lien avec votre établissement de rattachement (services recherche/valorisation/finances).
Ils restent accessibles par email via les alias habituels : recherche@ubfc.fr et juridique@ubfc.fr

Le MESRI annonce en date du 23 avril 2020 les mesures suivantes, précisées par l’ANR le 12 mai 2020  :

  • Prolongation des thèses, contrats doctoraux et post-doctoraux, lorsque jugé nécessaire, jusqu’à 1 an. Toute prolongation pourra être sollicité auprès de l’établissement d’inscription ou de l’employeur.
  • Accompagnement financier des prolongations de contrats doctoraux, en particulier pour l’ensemble des contrats financés par l’Etat (y compris CIFRE et financements ANR).
  • Prolongation, plus généralement et si nécessaire, des chercheurs, ingénieurs et techniciens sous contrat à durée déterminée, engagés dans des projets de recherche, avec un accompagnement financier par l’Etat.
  • Prolongation systématique d’une durée de 6 mois de tous les projets en cours de financement par l’ANR (date de fin scientifique postérieure au 17 mars 2020) sauf exceptions*. Mesure implémentée automatiquement dans les outils métiers de l’agence, ne demandant aucune démarche de la part des laboratoires ou de leurs services gestionnaires auprès de l’agence. Demande de prolongation supplémentaire possible, si nécessaire, jusqu’à 12 mois via la plateforme ANR des projets (accessible avec les identifiants porteur ou gestionnaire).
  • Financement compensatoire permettant la prolongation de contrats de thèse, de post-doctorat, ainsi que de CDD d’ingénieurs et de techniciens financés sur projet ANR. Report des crédits de l’année 2020 qui n’auront pu être engagés en raison de la crise.

UBFC reviendra vers vous dès que des consignes précises seront transmises par le MESRI et l’ANR quant à la mise en œuvre de ces mesures.

* Exceptions : les projets conventionnés dans le cadre du dispositif Carnot, ceux financés dans le cadre des appels Flash Covid-19 et RA-Covid, les projets financés dans le cadre d’un appel cofinancé par la Commission européenne (Eranet Cofund) ainsi que les projets financés dans le cadre des programmes d’investissements d’avenir.

Vous pouvez par ailleurs consulter le communiqué de presse du MESRI et l’annonce de l’ANR en suivant ces liens :

https://anr.fr/fileadmin/documents/2020/CP-MESRI-prolongation-contrats-covid-23042020.pdf

https://anr.fr/fr/actualites-de-lanr/details/news/covid-19-prolongation-systematique-des-projets-anr-impactes-par-la-crise-sanitaire/